JAK SEPSAT EFEKTIVNÍ DOPROVODNÝ DOPIS?
Je důležité vědět, že zaměstnavatelé přijímají z 20% na základě dovedností a z 80% na základě osobnosti. Koneckonců, váš průvodní dopis je první věc, kterou potenciální zaměstnavatel bude posuzovat. Je to první krok, kterým uvádíte svoje předpoklady pro danou pracovní pozici nebo firmu.
Ačkoliv neexistuje nic jako „perfektní dopis“, můžete použít níže uvedený návod který vám pomůže ve vašem hledání a umožní vám sestavit průvodní dopis, který bude stejně atraktivní jako váš životopis.
Neposílejte životopis bez průvodního dopisu. Průvodní dopis je úvodem k vašemu životopisu. S příchodem elektronické pošty a následného urychlení komunikací začaly být více požadovány průvodní dopisy a životopisy v elektronické podobě a zaslané e-mailem popř. jinými on line komunikačními kanály.
Pokud chcete učinit dojem, musíte dopis co nejvíce přizpůsobit práci, o kterou se ucházíte. Může to sice zabrat o něco více času, než kdybyste pouze změnili údaje o adrese, ale rozhodně se vám to vyplatí.
Váš doprovodný dopis by měl reflektovat vaši osobnost, zatímco váš životopis vaše dovednosti. Snažte se vytvořit váš doprovodný dopis co nejatraktivnější, zajímavý, energický a entuziastický.
Nikdy nezapomeňte na následující body:
- Pokud možno, použijte oslovení konkrétní osoby, například té, o níž předpokládáte, že s vámi povede pohovor. Zjistěte si to například dotazem na personálním oddělení anebo z inzerátu. Pokuste se jméno uvést bezchybně. Někdy můžete poslat motivační dopis přímo manažerovi oddělení ve kterém chcete pracovat, často se stává, že liniový manažer uvažuje o vytvoření nové pozice, která by pro vás mohla být jako šitá na míru, ale ještě tato potřeba není zcela komunikována na personální oddělení.
- Ukažte, že víte něco o společnosti, u které se ucházíte o zaměstnání. Taková zmínka ukáže potenciálnímu zaměstnavateli, že váš zájem o tuto společnost je seriózní a že máte motivaci pracovat u této firmy.
- Použijte zajímavý slovník. Snažte se o tón, ze kterého lze vycítit entuziasmus a energii.
- Nezapomeňte zmínit název konkrétní pozice, o kterou se ucházíte. Nikdy neříkejte: „ Zajímám se o jakoukoli pozici, která dle vašeho názoru odpovídá mé kvalifikaci..“ neboť se vystavujete možnosti, že vaše CV bude ihned odhozeno. Zaměstnavatelé se obvykle zajímají o lidi, kteří ví co chtějí dělat, protože lidé, kteří dělají to co je baví jsou obvykle produktivní a spokojení.
- Zmiňte vaše dosažené výsledky. V doprovodném dopise nepředáváte seznam pracovních pozic, které máte za sebou, to by mělo být obsahem životopisu. Uvědomte si, že pokud chcete v dopise zapůsobit, váš nový zaměstnavatel chce vědět, co umíte anebo co jste schopni dělat, ne kolik let jste strávili na tom či onom pracovním místě.
- Specifikujte co můžete udělat pro nového zaměstnavatele. Snažte se naopak nezmiňovat vaše potřeby. Chcete přece pomoci firmě v rozvoji a expanzi, chcete jim pomoci dělat jejich „business“ ještě lépe. Každý zaměstnavatel bude reagovat pozitivně na takové úsilí.
- Snažte se zmínit resp. vyjádřit snahu o sjednání osobní schůzky. Vyjádření typu „ prosím zavolejte mi“ dává možnost zasunout vaše CV do složky a rychle zapomenout. Naopak vyjádření „ zavolám vám počátkem příštího týdne“ nebo „zavolám vám ve středu desátého apod.“ dává dvě možnosti:
a) vaše CV nebude založeno do té doby, než opravdu zavoláte aby byla možnost se na něj odkázat a bude tím dána možnost probrat vaše CV telefonicky, a nebo za
b) bude vcelku pravděpodobné, že si ještě jednou prostudují vaše CV, takže bude možné jej inteligentně prodiskutovat až zavoláte. Navíc tím ukážete, že jste iniciativní a máte odhodlání.
Tyto body jsou demonstrovány v přiložené ukázce. Nezapomeňte použít profesionálního typu formátu a také se přesvědčte, že váš doprovodný dopis je prost veškerých chyb.
Dále se snažte řídit následujícím doporučením:
- Jazyk dopisu by měl být formální. V této fázi zatím musí být váš postup stejně formální, jako je tomu v případě vašeho životopisu.
- Vyvarujte se extrémně kreativního projevu – příliš mnoho obrázků, grafů, efektů a „ozdob“ není úplně moderní a zcela jistě působí nepřehledným dojmem. Chcete-li dosáhnout dobrého výsledku, vyberte spíše střízlivý a obsahově zajímavý formát.papír výborné kvality v bílé nebo decentní krémové barvě. Vyvarujte se grafických efektů.
- Váš dopis by měl být krátký, stručný a neměl by duplikovat informace, které jste již uvedli v životopise.
- Použijte přehlednou formu (odrážky, odstavce), dopis se bude adresátovi lépe číst, avšak nezapomeňte doplnit řádný úvod a závěr.
- Váš dopis byl měl být přizpůsoben zaměstnavateli a dané pracovní pozici. Pokud dopis přizpůsobíte, vyjádříte tím váš vážný zájem.
- Nepište do dopisu negativní informace, jako jsou například informace o osobních konfliktech s předchozími zaměstnavateli nebo negativní komentáře k vašemu současnému zaměstnavateli.
- Zdůrazněte specifické povahové rysy nebo schopnosti uvedené v inzerátu a demonstrujte, proč jste podle vašeho názoru vhodným adeptem na danou pracovní pozici.
- Pokud do e-mailu uvedete, že je příloze připojen váš životopis, nezapomeňte jej skutečně připojit!
UKÁZKA DOPROVODNÉHO DOPISU [pdf] prosím poslete mi ho ……nemám ho
OBSAH PROFILU PRACOVNÍHO MÍSTA
V praxi neexistuje daný formát nebo obsah popisu pracovního místa. Pracovní místa se liší navzájem mnoha způsoby a názvy obsažené v profilu pracovního místa by měly pokrývat hlavní oblasti odpovědností či by měly odlišovat jednotlivé činnosti. Obecně by popis místa měl obsahovat následující:
- Název pracovního místa
- Organizační vztahy – nadřízenost/podřízenost, komu a jak těsná je supervize
- Místo výkonu práce
- Celkový účel pracovního místa
- cíle, kterých má být dosaženo
- proč místo existuje
- smysl pracovního místa
- Obsah pracovního místa :
- Hlavní a klíčové úkoly:
- pravidelné a nepravidelné
- časté/příležitostné
- definované/výběrové
- administrativní/technické a personální
- standardy výkonu
- metody hodnocení výkonu
- vedlejší úkoly včetně dodatečných aktivit, které jsou očekávány
- Zodpovědnost – požadované výsledky
- Zodpovědnost za : lidské zdroje, materiál, stoje, zařízení, finance
- Komunikace s : externí/interní
- Kriteria výkonu – měřítka úspěchu
- Odpovědnost – v zásadě rozsah svěřené pravomoci
- Motivační faktory – zvláštní rysy práce
- Popis pracovních podmínek a to zejm. z hlediska obtížnosti – pracovní podmínky
- Pracovní doba včetně očekávaných přesčasů a dovolené
- Plat a podmínky výplaty odměny (základní plat, platové rozpětí, bonusy, provize, pojištění, penze, náhrady v době nemoci, další benefity)
- Příležitosti pracovního místa (povýšení, rozmisťování, školení,možnost získání hodnotných zkušeností, osobní rozvoj)
- Další neobvyklé parametry pracovního místa
- Obtížnosti (úkoly, které by mohly být pro uchazeče obtížně splnitelné)
JAK PŘIJMOUT NABÍDKU?
Váš případný zaměstnavatel vám po pohovoru nabídne pracovní místo. Je nutné tuto nabídku ihned přijmout anebo vyjádříte svoji spokojenost a řeknete, že vaše odpověď je téměř ano, ale že si to ještě rozmyslíte do druhého dne?
V tomto okamžiku neexistuje žádná správná nebo špatná odpověď. Žádná z možností není špatná. Můžete si být absolutně jisti, že chcete toto místo. Ale buďte upřímní a nebojte se požádat o čas na rozmyšlenou. Váš protějšek porozumí vašim potřebám finálně zvážit pro a proti. Důležité je však, jak budete postupovat poté, co přijmete nabídku.
Forma přijetí nabídky
Často kladenou otázkou je, “pokud řekneme ano na nabídku, je ještě potřeba akceptovat nabídku písemně?“ Odpověď je ano. Mimo jiné, pokud jste obdrželi ústní nabídku a přijali jste ji, a poté ještě obdržíte standardní písemnou nabídku( letter of intent, offer letter), je přirozenou zdvořilostí odpovědět stejnou formou. Navíc, dopis či písemná nabídka je dobrý způsob, jak předejít případným nedorozuměním. Na druhé straně tato písemná nabídky nezakládá právní nárok na pracovní místo, spíše je to vynikající nástroj jak si vyjasnit otázky data nástupu, platu, základních povinností a povahy pracovního místa, lokality či organizačního zařazení. Západoevropské společnosti tyto „ offer letters“ používají velmi běžně, a nestává se, že by od nabídky poté bez vážných důvodů odstoupily.
Struktura Vašeho dopisu
- Nezapomeňte uvést všechny formality – jména, obchodní adresy, datum
- Poděkujte vašemu novému zaměstnavateli za nabídnutou pozici
- Napište, že jste potěšeni přijmout nabídnuté pracovní místo
- Informujte je o datu nástupu do zaměstnání (pokud toto datum není ještě potvrzeno, uveďte kdy jej potvrdíte)
- Na závěr je dobré použít drobnou pozitivní poznámku s tím, že se těšíte na nový tým apod.
Příklad akceptovatelných formulací, byť vyhlížejí poněkud formálně, může být:
| Vážený pane řediteli,děkuji za váš dopis potvrzující nabídku pracovního místa – Ředitele prodeje u Vaší společnosti, a to na základě pohovoru dne 00.00.0000Vaši nabídku jsem již akceptoval při našem osobním jednání a s potěšením vám nyní zasílám i písemnou akceptaci.Nyní očekávám, na základě naší dohody, pracovní smlouvu, kterou podepsanou zašlu zpět na vaší adresu. Dne 00.00.00 vás budu kontaktovat a potvrdím ještě přesný datum nástupu.Ještě jednou děkuji za tuto vynikající pracovní a kariérní příležitost a za možnost stát se součástí vaší organizace. Věřím, že budu přínosem pro další úspěšný rozvoj vašeho týmu.S upřímným pozdravemJan Srna |
V průběhu výpovědní doby…
Neexistuje žádný důvod, proč byste v průběhu výpovědní doby neměli být v kontaktu s novým zaměstnavatelem.
Váš nový šéf jen uvítá, pokud se ozvete prostřednictvím e-mailu nebo telefonu, dokonce je možné, že přijde i pozvání na setkání týmu při nějaké neformální příležitosti. Budete tak mít možnost poznat budoucí kolegy a vytvořit tak příznivý dojem předem. A pokud taková příležitost nepřijde sama, proč tento nápad nezkusit navrhnout ?
Dva měsíce čekání na nástup do nového zaměstnání je dlouhá doba. Čím více se předem seznámíte s tím, kdo je kdo ve vašem novém oddělení, tím snadnější bude váš první den v novém zaměstnání.
Nezapomeňte – ne vždy napadne vašeho nového nadřízeného věnovat vám společenskou pozornost, ale nebojte se být aktivní. Velmi pravděpodobně bude váš nadřízený spíše osloven vaší iniciativou a snahou zapadnout do nového kolektivu.
Jak můžete vidět, v případě přijetí nabídky a předání vaší výpovědi, existuje jistá profesionální etiketa v situaci, kdy nastupujete na nové místo. Důraz na tyto detaily by měl spíše upevnit vaši jistotu a umožnit vám rychle rozvíjet vaši novou kariéru.
JAK DÁT VÝPOVĚĎ?
V realitě dnešních dnů, kdy změna místa je běžnou součástí rozvoje kariéry, předání výpovědi je pro mnoho lidí praktickou zkušeností. Ale jako vždy, jsou správné a nesprávné cesty k řešení této situace. Zvažujete-li resp. směřujete-li k rezignaci, jsou zde jisté a ověřené způsoby, jak zajistit úspěšné a hladké zvládnutí této situace.
Příprava situace
Ideálně by podání výpovědi mělo být příjemné a rychlé. Váš šéf by rozuměl vašim důvodům a podpořil by vás v rozvoji vaší další kariéry, a to vše bez negativních pocitů. Pravdou zůstává, že jen málo lidí má takovou zkušenost. Způsob, jakým přistoupíte k podání výpovědi, bude mít vliv na vaši další kariéru. Pokud budete postupovat dle určité etikety, napomůže to posílení vaší jistoty a dalšímu rozvoji vaší kariéry. Pokud nezvolíte správný přístup, může to být negativně určující pro bezprostřední kariéru. Navíc-dobré reference nejsou jen cenné, ale i vitálně důležité.
Jakmile jste se smířili s myšlenkou opustit stávající místo a podat výpověď, urgentním úkolem je informovat přímého nadřízeného. Podání formální, písemné výpovědi je oficiální způsob komunikace vašeho rozhodnutí a hraje roli z pracovně-právního hlediska, kdy určuje den, kterým rozvazujete pracovní poměr.
Forma dopisu závisí na okolnostech souvisejících s vaším odchodem. Jednoduchý dopis, doprovázející výpověď, by měl obsahovat jméno osoby, které je dopis adresován, datum, ke kterému chcete z firmy odejít a den, kdy podáváte výpověď a váš podpis.
Pokud odcházíte v dobrém, nebo vás mrzí, že odcházíte a že opouštíte kvalitní kolegy, možná byste měli přidat ještě pár vět na téma poděkování vašemu nadřízenému za pracovní příležitosti , které vám byly dány, vyjádření lítosti nad odchodem. Dotek sentimentu, správně formulovaný, se neztratí a nic nestojí. Na druhé straně, pokud je vaše výpověď výsledkem nepříznivých pracovních podmínek anebo dokonce výsledkem osobního střetu s nadřízeným nebo jiným kolegou, mohlo by být nebezpečné věnovat se detailům. Jednoduše vyjádřete váš záměr odejít v klidu. Není potřeba nic komplikovat. Nezapomeňte, že dopis má jediný důvod a to informovat vašeho nadřízeného o datu, ke kterému si přejete opustit pracovní místo. Napište jej jednoduše a k věci. Nesvěřujte svoji hořkost papíru.
Jak to komunikovat svému nadřízenému ?
Učinili jste vaše rozhodnutí o odchodu, napsali jste dopis, ve kterém jste informoval vašeho zaměstnavatele o vašem rozhodnutí a formálně potvrzující datum vašeho odchodu. Je celkem obvyklá zkušenost, že zažíváte směsici pocitů. Pocit viny je často ten první-budou si myslet,že je necháváte na holičkách! Pocit neklidu nebo úzkosti následuje. Jen si představte ten pocit, až budete osobně jednat se svým šéfem a předem vidíte, jak bude reagovat. Výpovědní lhůta ? Jak se mnou budou jednat ? Co když mne budou přesvědčovat, abych zůstal/a ? A co když ne ? Možná vám bude líto přátel, které opouštíte.
Připomeňte si, jak hodně se těšíte na novou příležitost. Ale na druhé straně, víte že stále ještě musíte učinit ten nepopulární skutek. Řekněte to svému nadřízenému! Realitou je, že většina lidí, včetně vašeho šéfa, v určitém okamžiku života, bude ve vaší situaci. I přesto, že jste byl hodnotným členem pracovního týmu, vaše společnost bez vás nezkolabuje. Nejste první, kdo opouští firmu a nebudete ani poslední – takže se přestaňte obviňovat a obávat.
Rozmyslete se však !
Otázka nyní zní – chcete opravdu odejít ? Ještě není pozdě . Zvažujte dlouho a pečlivě předtím, než přijmete konečné rozhodnutí.Ptejte se sami sebe – je to opravdu ta správná volba ? Chci opravdu odejít ? Zásadní je, abyste si byli co nejvíce jisti tím, co chcete udělat. Možná vás potěší proti-nabídka vašeho šéfa-ale co si o vás pomyslí? Že nejste loajální? Že vás zajímají jen peníze? Že jste nerozhodní ?
Takže předtím, než se rozhodnete, popřemýšlejte o následujícím:
- Co jsou pro a proti vašeho současného místa ? A nového ?
- Využili jste všechny cesty k dalšímu rozvoji uvnitř vaší firmy ?
- Odešli byste i v případě, že vám bude nabídnuto více peněz anebo povýšení ?
- Co říká vaše srdce? A co váš rozum? Naslouchejte rozumu !
- Vraťte se k vašim původním motivům a důvodům pro hledání alternativního místa. Co bylo důvodem nespokojenosti? Je pravděpodobné, že se tyto okolnosti změní ?
- Nenechte se zviklat komentáři přátel a nenechte se odradit lidmi, kteří říkají “nikdy to už nebude takové bez tebe“ nebo „měli jsme v plánu vás povýšit v příštím čtvrtletí“.
- Buďte pozitivní-nepodceňujte vaše schopnosti. Pokud máte cíle a ambice – naplňte je!
JAK ZVLÁDNOUT PROTINABÍDKU?
Takže jste vyřešili všechny záležitosti týkající se hledání nového místa, získali jste skvělou novou roli a úspěšně jste předali dopis o vaší rezignaci. Váš nadřízený zcela určitě nebyl šťastný, že chcete odejít (ale jen pomyslete na to, že by byl …) ale zdál se být smířen s novou situací. Mezitím jste otřeli slzy vašich kolegů a plánujete největší rozlučkovou party všech dob. Takže co ?
První reakce
Protinabídka je nabídka současného zaměstnavatele, které by měla přebít nabídku novou. Cílem je přesvědčit vás, abyste zůstali. Protinabídky mají mnoho forem.
Přímá nabídka vyššího platu-obvykle se rovná anebo převyšuje novou nabídku, více firemních výhod, povýšení anebo nový titul pracovní pozice, rozšíření odpovědnosti a pravomocí, změna role ve společnosti,více podílu na zajímavých projektech. Nebo kombinace všech výše uvedených.
Protinabídky vás mohou zmást ! Opustit místo, zejména po delší době, může být obtížné. Jste pod tlakem a přesvědčováni, abyste zůstali,vaše důvody pro odchod jsou zpochybňovány – to rozhodně není příjemná situace. I přestože jste pracovali tvrdě na získání nového místa a těšíte se na novou práci, říkáte si – možná přece jen této firmě něco dlužím, možná nejsem loajální, možná bude mít firma v případě mého odchodu problémy…!
Protinabídky jsou častější, než byste si mysleli. Statisticky je však obtížné prokázat, jak často taková situace nastává.
Ačkoliv, hledáme-li situace týkající se protianbídek a jejich řešení – neustále se objevuje jeden fakt.
Většina lidí, kteří akceptovali protinabídku, stejně opustili svoje místo a to nejdéle do dvanácti měsíců. Vlastně, většina z nich odchází mezi třemi a šesti měsíci.
Proč vás udržet
Jaká je logika protinabídky ? Přirozeně, polichoceni nabídkou, jsme schopni akceptovat , vnímáme ji jako potvrzení vlastní důležitosti, nenahraditelnosti a hodnoty pro současného zaměstnavatele. Je to definitivní signál a potvrzení vážných a dlouhodobých záměrů zaměstnavatele.
To co byste měli zvážit a promyslet je, že mimo povzbuzení a polichocení vašeho ega, mohou zde být ještě i jiné důvody (a většinou jsou) pro protinabídku. Mohou to být například následující:
- Vyhledání vaší náhrady může být nákladná záležitost.
- Neplánovaný nábor může také ohrozit firemní rozpočet pro dané období.
- Není dostatek času právě teď hledat někoho nového.
- Je nutno vás udržet do doby, než bude nalezena náhrada.
- Je nutno ukončit projekty, na kterých právě teď pracujete.
- Právě nyní není dostatek času na vyškolení nového pracovníka.
- Odchod lidí může vašeho šéfa stavět do nepříznivého světla.
- Váš odchod ohrožuje splnění aktuálního plánu.
Tedy nic osobního….
Jak se rozhodnout ?
Zřídkakdy existuje dobrý důvod pro přijetí protinabídky. Chtěli jste odejít, prošli jste náborovým procesem, byli jste úspěšní a získali jste místo, které odpovídalo vašim kritériím. Přemýšlejte o následujících faktorech:
- Od okamžiku, kdy jste přijali protinabídku bude vaše loajalita navždy zpochybňována.
- Nedostatek loajality bude pravděpodobně překážkou dalšímu povýšení.
- Kolegové se na vás budou dívat trochu jinak – po tom všem, ty tady vlastně nechceš být, že ne ?
- Váš nadřízený pravděpodobně zahájí diskrétní proces hledání vaší případné náhrady- bez ohledu na to , zda zůstanete nebo ne.
- Proč vám nabízejí to co si zasloužíte až nyní a ne předtím ?
- Došel skutečný důvod vaší rezignace přesného pochopení ?
- Jak hodně provinile se skutečně cítíte ? Proč byste to měl být vy, kdo je vinen?
- Jak hodně by se vaše firma rozmýšlela v případě potřeby redukce stavu zaměstnanců ?
Nenechte se neočekávanou protinabídkou zastavit v realizaci vašich plánů. Nenechejte se tím vyvést z míry,poděkujte zaměstnavateli za příležitost a potvrďte váš úmysl odejít. Trvejte na svém rozhodnutí! Řekněme ale, že se rozhodnete zůstat. Buďte obezřetní, nebuďte naivní. Jen proto, že jste přijali protinabídku, nemyslete si, že vaše rezignace bude zapomenuta. Budete muset pracovat velmi tvrdě, abyste si získali ztracenou důvěru. Pravděpodobně zjistíte, že musíte pracovat více než ostatní, abyste prokázali vaši loajalitu a hodnotu jako dlouhodobý potenciál. Vaše nová post-rezignační role nebude snadná.A akceptace protinabídky není rozhodně bezpečné řešení. Buďte opatrní.